Ochrona własności intelektualnej w procesie rekrutacji 

Czy menedżer przygotowujący business case w procesie rekrutacji może chronić swoje prawa? Jak pogodzić to z chęcią utrzymania dobrych relacji z potencjalnym pracodawcą? Czy rekrutujący – i cały rynek pracy – są gotowi na zmiany?
Postanowiłem porozmawiać na ten temat z mecenas Anną Szymańską, specjalistką w dziedzinie ochrony praw autorskich i dóbr osobistych.

 

 

Ernest Wencel: Kandydat w procesie rekrutacji jest proszony o przygotowanie business case. Pracuje nad nim tydzień, może 10 dni, angażując całą swoją wiedzę. Prowadzi konsultacje, zbiera dostępne dane rynkowe. Jest już – tak mu powiedziano – w finale rekrutacji. Dwa tygodnie później otrzymuje informację, że jednak firma zdecydowała się na innego kandydata. A po trzech miesiącach dowiaduje się, że jego strategię i pomysły wprowadzono w życie. Analogiczne przykłady można mnożyć  w nieskończoność, np. w relacji dostawca – klient, autor jakiegoś rozwiązania – inwestor itd.

Co można zrobić w takiej sytuacji?

 

Anna Szymańska: Sprawa ma kilka aspektów. Rozwiązania prawne będą zależały od tego, co dokładnie rekrutujący pracodawca wykorzystał oraz od tego, kto o pracę się ubiegał – czy menedżer, który kontynuuje swoją ścieżkę kariery i chce być zatrudniony na podstawie umowy o pracę, czy też menedżer, który działa niezależnie jako przedsiębiorca i ma świadczyć swoje usługi w ramach współpracy stron.  

 

EW: Myślę, że oba wątki są ważne. Jako osoba wspierająca kandydatów w poszukiwaniu pracy chciałbym uniknąć podejścia konfrontacyjnego. Nie wiem, na ile to możliwe, ale chciałbym uświadomić obie strony, jakie mają prawa i jaki jest zakres tych praw. Tu mniej chodzi o budowanie sporu prawnego na zasadzie „kto ma rację”, a bardziej o szukanie równowagi. Jak zadbać o swoje prawa i jednocześnie nie popsuć dobrych relacji?

 

ASz: Zgadzam się, że świadomość swoich praw pozwala na łatwiejsze podejmowanie decyzji, wzmacnia poczucie bezpieczeństwa w procesie rekrutacji i umożliwia uniknięcie ewentualnych sporów. W tej sprawie należy najpierw rozważyć, co menedżer przygotowuje na prośbę rekrutującego pracodawcy, bo od tego będzie zależała ochrona prawna takiego materiału. Załóżmy, że materiał składa się z części technicznych, ogólnie dostępnych informacji, ale też z kreatywnego efektu analizy, twórczych i nowych rozwiązań, innowacyjnych pomysłów nieznanych dotąd na rynku. Na tych właśnie kreatywnych rozwiązaniach polega unikatowość tworzonego materiału. Chronione prawem autorskim będą tylko te twórcze elementy. Może także się zdarzyć, że rozwiązanie przygotowane przez menedżera w całości będzie utworem.

 

EW: Rozumiem, że „utworem” jest to wszystko, co nosi cechy twórcze i kreatywne? A co w takim razie nie jest chronione i może być wykorzystane przez pracodawcę bez zgody pracownika?

 

ASz: Co do zasady utworem na pewno nie będą informacje odtwórcze, wcześniej znane na rynku, techniczne, które nie są wynikiem nowości w samodzielnym wyborze twórcy. Nie są także chronione prawem autorskim pomysły, koncepcje i idee. Natomiast wszystkie elementy twórcze, nowatorskie, prezentujące nieznane dotąd rozwiązania będą chronione choćby element twórczości był minimalny. Chroniony prawem autorskim może być także sposób przedstawienia danych, zestawienia informacji, wykresów, grafik – jeśli ma unikatowy i nowatorski charakter.

Przygotowując tego typu materiały warto to sobie zdefiniować.

 

EW: Na czym polega ochrona takiego utworu?

 

ASz: Menedżer, któremu przysługują prawa autorskie do stworzonego przez siebie utworu, a jeszcze nie jest pracownikiem, ma wyłączne prawo do korzystania i rozporządzania utworem i do pobierania za taką eksploatację wynagrodzenia. Może zezwolić na wykorzystanie stworzonego przez siebie opracowania, na przykład udzielając rekrutującemu pracodawcy licencji, jeśli ten będzie chciał wykorzystać te rozwiązania w przyszłości.

Pracodawca, który wykorzysta takie opracowanie bez zgody menedżera, może ponieść odpowiedzialność prawną. Menedżer może m.in. zażądać zaprzestania wykorzystywania stworzonych przez niego rozwiązań oraz zażądać zapłaty odszkodowania. 

 

EW: W przypadku sporu po czyjej stronie jest ciężar dowodu?

 

ASz: To jest uzależnione od rodzaju roszczenia. Jeżeli menedżer wystąpi z powództwem o naruszenie swoich praw autorskich, ciężar udowodnienia faktu, że przygotowany przez niego materiał został bezprawnie wykorzystany przez pracodawcę, leży po stronie menedżera. Jeżeli z kolei menedżer wystąpi z powództwem o naruszenie dóbr osobistych – to pracodawca będzie musiał wykazać, że działał zgodnie z prawem. Roszczenie z tytułu naruszenia dóbr osobistych także jest możliwe w tego typu sprawach, ponieważ doświadczony menedżer jest kreatorem pewnych zjawisk w oparciu o swoje doświadczenia zawodowe. Wynalazczość, inwencja twórcza każdego człowieka jest jego dobrem osobistym i podlega ochronie prawnej. 

 

EW: W momencie, kiedy kandydat uczestniczy w procesie rekrutacji, często nie wiadomo, jaką finalnie formę zatrudnienia podejmą strony. Najczęściej mamy do czynienia z umową o pracę lub współpracę B2B. Na tym etapie jeszcze o wakat stara się „Jan Kowalski”, a forma zatrudnienia nie jest określona. Zatem jakie znaczenie ma w momencie starania się o pracę fakt czy kandydat prowadzi działalność gospodarczą?

 

ASz: Decyzja o formie zatrudnienia należy oczywiście do obu stron i jest podejmowana w każdym przypadku indywidualnie. To, czy menedżer jest osobą fizyczną, czy prowadzi działalność gospodarczą, ma wpływ na roszczenia, z którymi może on wystąpić przeciwko rekrutującemu pracodawcy w przypadku zaistnienia okoliczności, o których rozmawiamy. 

Jeżeli kandydat jest osobą fizyczną, może wystąpić z roszczeniem o naruszenie autorskich praw majątkowych i osobistych oraz z roszczeniem o naruszenie dóbr osobistych. Jeśli jest przedsiębiorcą i będzie zawierał z pracodawcą umowę B2B, dodatkowo w grę może wejść naruszenie przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Można bowiem założyć, że przedsiębiorca w ramach prowadzonej przez siebie działalności posiada specjalistyczne know-how, które dodatkowo może być tajemnicą jego przedsiębiorstwa. Wykorzystanie przez pracodawcę takich informacji pozyskanych w procesie rekrutacji, bez zgody menedżera, może rodzić odpowiedzialność prawną także z tego tytułu.

 

EW: To co mówisz jest obrazem stanu prawnego. W dużym uproszczeniu można podsumować tak: jeśli twój business case zawiera elementy kreacji, staje się w tym zakresie utworem, ta część jest chroniona prawem. Jeśli jestem osobą fizyczną, to sam muszę udowodnić, że firma wykorzystała moją kreację, czyli utwór. Nie mówimy tu jednak o pomysłach, bo pomysły same w sobie nie stanowią ochrony – podobnie jak wiedza i rozwiązania powszechnie dostępne.

 

ASz:  Zgadza się. Tak to wygląda z prawnego punktu widzenia. Jeśli występujemy z pozwem o naruszenie praw autorskich to menedżer zawsze musi udowodnić, że jego prawa zostały naruszone i wykazać naruszenie prawa przez pracodawcę. Wyjątkiem jest roszczenie o naruszenie dóbr osobistych – tu należy w pozwie wskazać fakt naruszenia oraz wskazać dowody, ale to pracodawca będzie musiał wykazać przed sądem, że działał zgodnie z prawem.   

 

EW: Z punktu widzenia poszukującego pracy liczą się jeszcze inne aspekty. Czy bazując na twoim doświadczeniu widzisz jakiekolwiek racjonalne podstawy, aby walczyć przed sądem o swoje racje? Jeśli weźmiemy pod uwagę trudności z samym dowodzeniem, koszty prawne i czas, czy potencjalne odszkodowanie jest warte podejmowania sporu prawnego? O jakich kwotach możemy tu rozmawiać?

 

ASz: Jeżeli dojdzie do naruszenia prawa, powstały spór trzeba jakoś rozwiązać i to najlepiej polubownie, sprawa sądowa to ostateczność, ale o tym za chwilę.

Chciałabym zwrócić uwagę na to, że najprościej jest do sporu nie dopuścić i przyjąć takie rozwiązania prawne, żeby obie strony czuły się bezpiecznie. Dla przykładu, może to być podpisanie przez menedżera i rekrutującego pracodawcę umowy, w której ten ostatni zobowiązuje się nie wykorzystywać chronionych prawem danych przekazanych w business case lub wykorzystać je na określonych przez strony warunkach. Może to być także jednostronne oświadczenie woli pracodawcy. 

Jeżeli jednak do sporu już doszło, uważam, że walczyć o swoje prawa zawsze warto. Polecam, jak już wspominałam, rozwiązania polubowne – podjęcie negocjacji lub mediacji z pracodawcą. Należy się do nich doskonale przygotować, co oznacza, oprócz mocnej argumentacji prawnej, zebranie i zabezpieczenie materiału dowodowego przed podjęciem rozmów. 

Jeżeli jednak takie działania nie odniosą skutku, należy rozważyć wystąpienie na drogę sądową. Tu trzeba się liczyć z opłatami sądowymi. Czy warto? Każdy musi sam sobie odpowiedzieć na to pytanie. Wysokość odszkodowania będzie zależała od wielu czynników i powinna zostać wyliczona indywidualnie dla każdego przypadku. Ważne jest też to, że w przypadku wygrania procesu pracodawca nie będzie mógł dalej bezprawnie wykorzystywać autorskich rozwiązań zaprezentowanych przez menedżera, co stanowi dodatkową wartość.

 

EW: Podpisanie umowy na etapie rekrutacji może postawić kandydata w dość trudnym i mało komfortowym położeniu, bo to on ma więcej do wygrania na bardzo konkurencyjnym rynku. Podpisanie umowy będzie oznaczało uruchomienie działu prawnego pracodawcy i nie zbuduje dobrego klimatu do dalszych rozmów. Z oświadczeniem woli pracodawcy może być trochę łatwiej, ale też nie jest to komfortowa sytuacja.  Czy coś zmieni umieszczenie w samym business case, który przesyłamy pracodawcy, jakiejś formuły, że materiał jest chroniony prawami autorskimi? W ten sposób uniknęlibyśmy konfrontacyjnej sytuacji. Co o tym myślisz?

 

ASz: Przesłany pracodawcy materiał, jeśli ma cechy utworu, jest chroniony prawem autorskim od chwili jego powstania. Nie są potrzebne w tym względzie żadne dodatkowe zabezpieczenia lub oznaczenia. Zapisanie w materiale klauzuli o tym, że jest on chroniony prawami autorskimi, potwierdza jedynie ten fakt. Dzięki temu nie unikniemy jednak problemu. 

Rozumiem dylemat, o którym wspominasz, ale jeżeli chcemy zapobiec ewentualnym nadużyciom, kwestię wykorzystania rozwiązań z business case trzeba uregulować przed przystąpieniem do rekrutacji. Być może potrzebne będzie wypracowanie dobrych praktyk w tym zakresie? Może inicjatywa ochrony utworu stworzonego przez menedżera powinna wyjść od pracodawcy? Uczyniłoby to proces rekrutacji bardziej przejrzystym i pozwoliło na zbudowanie wzajemnego zaufania już na początku współpracy. Patrząc na liczbę komentarzy pod naszą zapowiedzią rozmowy, widać jak ważny jest to temat, a to tylko wierzchołek góry lodowej. Tylko niewielka część pracodawców ma świadomość jak budować cały ekosystem ochrony praw własności intelektualnej w firmie. Niektóre firmy nie mają wiedzy, w jaki sposób chronić własność intelektualną, jak nią zarządzać lub jak reagować na naruszenia, a brak takiej świadomości może słono kosztować.   

Również pracownicy mają niewielką wiedzę jaka część ich pracy i w jakich przypadkach jest chroniona prawami własności intelektualnej.  Business case w procesie rekrutacji jest tylko jednym z fragmentów większej całości dlatego cieszę się, że o tym rozmawiamy.

 

EW: Czyli możemy powiedzieć, że mimo iż temat dotyczy ogromnej grupy menedżerów, nie został w pełni uregulowany i z pewnością nie ma tu rynkowych best practice. Zatem drodzy szefowie działów HR! Bądźcie pierwsi i wyznaczcie rynkowy standard. W relacjach z kandydatami warto okazać szacunek i czyste intencje. To buduje markę pracodawcy. Uczciwość i bycie fair z pewnością zostaną docenione.

Aniu, czy jeśli ktoś z działu HR potrzebowałby wzoru takiego oświadczenia woli pracodawcy, mogłabyś taki dokument przesłać zainteresowanym pracodawcom?

 

ASz: To bardzo dobre podsumowania naszej rozmowy. Wzór oświadczenia chętnie prześlę.  Zainteresowanych zapraszam do kontaktu. 

 

EW: Moi drodzy, to my wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za to, jak funkcjonuje rynek pracy i od każdego z nas on zależy. Dziś On, Ona szuka pracy, jutro Ja lub Ty. Zróbmy mały krok, żeby wszystkim żyło się lepiej. Wspólnie wyznaczmy nowy standard rynkowy.

 

 

 

Anna Szymańska jest ekspertem prawa własności intelektualnej, prawa nowych technologii i nieuczciwej konkurencji, pełnomocnikiem w precedensowych procesach sądowych i arbitrażowych o ochronę praw autorskich, ochronę dóbr osobistych i czyny nieuczciwej konkurencji oraz w sprawach z zakresu nowych technologii. Z sukcesami rozwiązuje sprawy kryzysowe. Choć w ciągu kilkunastoletniej praktyki wygrała 99% procesów sądowych, pozostaje zwolenniczką mediacji i rozwiązań polubownych. Prowadzi kancelarię prawną Media Law.
 
profil na LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/anna-szymanska-medialaw/

mail: anna.szymanska@medialaw.pl

www.medialaw.pl

 

 

LinkedIn